ҚTT Online: на удаленке вагоны как на ладони

Дочерняя организация АО «НК «Қазақстан темір жолы» – пилотная и пока единственная компания квазигосударственного сектора АО «Қазтеміртранс» демонстрирует позитивный опыт стопроцентого дистанционного формата работы.

В компании отмечают, что переход на «удаленку» произошел без нарушения ключевых бизнес-процессов и не повлиял на скорость решения производственных задач.

При этом пересмотр офисной организации работы позволил оптимизировать расходы. В компании посчитали предполагаемые выгоды. Отказ от помещений и прочих офисных затрат позволит сократить административные расходы на 200 млн тенге в 2020 году и планируется сэкономить 1 млрд 417 млн тенге в 2021-2024 годах.

Современные ИТ-решения помогают оперативно организовать непрерывный производственный процесс и взаимодействие работников в любом режиме.

– В условиях карантина сотрудники административно-управленческого блока АО «Қазтеміртранс» – крупнейшего оператора вагонного парка республики, переведены полностью на постоянный удаленный режим работы. При этом производственный персонал остался работать в привычном формате, но с соблюдением всех санитарных норм. С работниками заключено дополнительное трудовое соглашенние, разработана новая Инструкция по охране труда. Важно, что и коммуникации между сотрудниками не пострадали. Все встречи регулярно проводятся «онлайн». Мы хотим сохранить и привлекать наиболее креативных и успешных сотрудников, для этого предлагаем как можно более гибкие условия работы, чтобы поддержать индивидуальные предпочтения сотрудников. Думаю, опыт, который наша компания приобрела в условиях пандемии, когда пришлось оперативно реагировать на требования, соблюдать ограничительные меры, убедительно доказал: несмотря ни на что в коллективе сохраняется эффективность производственной деятельности, – говорит управляющий директор по корпоративным вопросам и HR Нуржан Калдыбатыр.

ИТ-решения в умелых руках

В компании была внедрена система генерирования SMART– целей и задач с ежедневным замером продуктивности менеджмента, благодаря чему уровень продуктивности сотрудников повысился на 30%.

Помимо этого, в рамках проекта «Внедрение новой модели маркетинга и продаж» (МС1), АО «Қазтеміртранс» в целях повышения клиенториентированности внедрило несколько ключевых инструментов, среди которых современный контакт-центр с обновленной инфраструктурой для операторов, с использованием IVR-технологий. Это позволило создать «первую линию продаж», то есть операторы могут консультировать клиентов по основным продуктам компании.

Также внедрен ключевой инструмент – CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющая контролировать и анализировать все обращения клиентов. Помимо того, появился тарифный калькулятор – в целях реализации задач компании по продвижению эффективной и прозрачной тарифной политики. Он внедрен в промышленную эксплуатацию для оперативности получения информации клиентами о стоимости услуг. Так, тарифный калькулятор предназначен для расчета стоимости перевозок во внутриреспубликанском и экспортном видах сообщений по стандартной методике в соответствии с тарифной политикой компании. На текущий момент осуществляется разработка тарифного калькулятора для расчета стоимости по импортному и транзитному виду сообщения.

Еще один ключевой инструмент – сайт компании. В целях улучшения имиджа АО «Қазтеміртранс» в конце сентября текущего года компания запустила новый сайт, разработанный с учетом корпоративного стиля. Сайт транслирует философию компании. Изображения, иконки, графические элементы, цветовая палитра – все подчеркивает образ компании. Помимо этого, любой посетитель может воспользоваться тарифным калькулятором для расчета стоимости по внутриреспубликанском и экспортном видах сообщений, что предоставляет удобство в получении расчета перевозки быстро и правильно.

В совокупности все это предоставляет сотрудникам и нашим клиентам быстрый и удобный доступ к ресурсам нашей компании. Клиенту легко обратиться за консультацией в контакт-центр и получить интересующую услугу быстро и качественно. Сотрудники могут оперативно принять и обработать заявки от клиентов.

Кроме того, в рамках проекта «Online ҚТТ» внедрена электронно-цифровая подпись (ЭЦП) в личном кабинете клиента. Это дало возможность дистанционного подписания договоров и финансовых документов с исключением влияния человеческого фактора.

В свою очередь, в программе АСУ ДКР была реализована опция электронной адресной подачи вагонов клиенту. Это позволило ускорить оперативное обслуживание клиента и также исключить человеческий фактор при распределении вагонов на местах.

В целом в компании произведена синхронизация IT-систем (АСУ ДКР, «СТЖ-комплекс», ИС «Фаворит», «Банк-клиент», Winterm).

– Безболезненный переход организации работы на онлайн-режим стал возможным благодаря автоматизации производственных бизнес-процессов и цифровой трансформации компании. Второй год в АО «Қазтеміртранс» функционирует система «СТЖ-комплекс», позволяющая осуществлять всю операционную работу: формирование телеграмм, слежение за подвижным составом на интерактивной карте и в табличной форме видеть их дислокацию. Обновление происходит в режиме «онлайн» всякий раз, когда меняется статус вагона. Наряду с этим работает Planner – постановщик задач в режиме «онлайн». С помощью этого ИТ-инструмента через мобильное устройство можно контролировать ход исполнения поручений и динамику продуктивности сотрудников.

– То, что мы еще более года тому назад начали переходить на цифровой формат работы, дало нашей компании возможность более слаженно и без проблем полностью перейти на удаленный режим работы во время пандемии, – говорит управляющий директор по информационным системам АО «Қазтеміртранс» Серик Елеусизов. – Компания полностью обеспечила сотрудников оргтехникой: ноутбуки с очень хорошими техническими характеристиками, корпоративную мобильную связь для каждого сотрудника, это SIM-карты, подключенные в пакете не менее 350 минут на другие операторы и не менее 25 ГБ Интернета.

При этом учтено обеспечение мер по информационной безопасности. После установки специальных приложений работники получили доступ к информационным системам, необходимым для выполнения должностных обязанностей. Также организовано подключение сотрудников к мессенджерам для оперативной связи и цифровым платформам для участия в видеоконференциях в режиме онлайн.

Клиенты компании также по достоинству оценили все новшества. К примеру, внедрение личного кабинета позволило заметно сократить время на обслуживание клиентов. Также личный кабинет позволяет клиенту использовать такие сервисы, как тарифный калькулятор для расчета ставки тарифа оператора, оформление заявки на заключение договора, оформление запроса на расчет ставки, оформление заявки на перевозку, следить за дислокацией вагонов в пути следования и получать уведомления о состоянии вагона в случае дальнейшей его передислокации на ремонт. В дальнейшем планируется внедрить полный электронный документооборот с клиентами для получения обращений, писем, а также подписание и обмен финансовыми документами по ведению взаиморасчетов с клиентами.

Читать продолжение: Как работают на удаленке сотрудники КТЖ?