Секретарь-PRO: 42 сотрудника ҚТЖ прошли обучение

В АО «НК «ҚТЖ» всегда отмечают, что основной и главный капитал компании – это люди. В ней уделяют много внимания вопросам обучения работников всех сфер деятельности. Так, в центральном офисе компании в начале этого года организовано обучение, согласно корпоративной программе развития «Секретарь-PRO», по итогам которого 42 секретаря обрели новые навыки и знания, передает Rail-news.kz.

Основными заказчиками обучения выступили начальник службы канцелярии АО «НК «ҚТЖ» Сауле Борамбай и директор департамента управления человеческими ресурсами АО «НК «ҚТЖ» Сауле Истлеева. Главные цели – повышение уровня личной и командной эффективности; выявление эффективных инструментов внутренних коммуникаций; улучшение этики поведения и понимание бизнес-приоритетов компании. А предпосылками обучения выступили перевод функции секретарей на аутстаффинг, развитие компетенций с учетом вызовов по оптимизации и цифровизации бизнес-процессов.

– Программа нынешнего обучения насыщенна и необычна. В условиях постоянных изменений, трансформации и цифровизации бизнеса, внешних вызовов и рыночных изменений основная цель для нас – развитие профессиональных и личностно-деловых компетенций каждого работника, – говорит директор департамента управления человеческими ресурсами АО «НК «ҚТЖ» Сауле Истлеева.

По ее словам, в основе приоритетных задач и целей 2023 года в области управления персоналом ҚТЖ лежат ожидания бизнеса и акционеров по повышению производительности труда, развитию эффективной корпоративной культуры, усилению компетенций работников, повышению роли ответственности за бизнес-результаты. 

Очень качественную информацию по управлению документацией до слушателей программы донесла Сауле Борамбай со своими коллегами, по управлению эффективностью – Сауле Истлеева, по кодексу этики и поведения – Бекет Акпан, Алма Саулебаева, цифровым навыкам – Аягоз Темирова, эмоциональному интеллекту – Меруерт Жумаханова, делопроизводству – Карлыгаш Батталова, и другие спикеры.

Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками всех подразделений компании. Поэтому обучение проходило при помощи интенсивной коллаборации (интерактивные занятия, практика полученных знаний, обратная связь от экспертов, нетворкинг). Очень понравилось обучающимся проходить кейсы и задачи в групповой работе. К примеру, необходимо было создать памятку по заданным темам: подготовка служебных записок председателю правления АО «НК «ҚТЖ»; регистрация контроля за движением входящих документов; архивное делопроизводство; учет, использование и хранение печатей, штампов и фирменных бланков АО «НК «ҚТЖ»; подготовка памяток/инструкций по работе с MS Outlook,MS Planer, Zoom, ЭДО. Также секретари решали различные ситуационные задачи.

Сейчас весь мир переживает время информационного бума. Одной из самых важных задач и, пожалуй, особенностей эффективного секретаря является успешное ориентирование в этом информационном море, знание, где и как искать нужную информацию. 

Спикеры во время обучения подчеркнули, что эффективный секретарь, как правило, отличается инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Поэтому особое внимание было уделено расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. 

– Секретарь занимается решением огромного количества вопросов: ведет переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приема руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю, и подготовку требуемых материалов и документов. Эффективность этой работы зависит от квалификации и личных качеств секретаря, от его оперативности и подготовленности, – говорит HR-бизнес-партнер Алма Саулебаева.

– Я благодарна за возможность встретиться с коллегами, обменяться опытом, получить новые навыки, которые смогу применить в своей работе. Элементарно, оказывается можно быть гораздо эффективнее, используя все возможности оутлука. Курс был насыщенный, спикеры опытные в сфере корпоративного управления, все очень понравилось. Курс состоял из тем, которые отражают нашу деятельность. Интересны были разборы ситуаций. Совершенству нет предела. Мы всегда должны себя развивать. Я счастлива, что пришла на обучение, – говорит Құбаш Жанерке.

Участники также отметили, что такие встречи помогают им ставить общие цели, делиться знаниями и находить новые инструменты.

– Это мегаполезное для всех нас обучение. Отдельными компонентами курса стали вопросы критического мышления, коммуникативная компетентность, этики и имиджа. Понравились четкое и понятное изложение материала, разбор кейсов и интерактивное общение. Была оказана реальная помощь и даны практические советы. В результате прохождения курса считаю, поменялось мое мышление относительно должности секретаря, – отмечает Анжела Татиева.

– Обучение прошло очень продуктивно и эффективно, получила массу полезной информации, приобрела новые знания, состоялся обмен опытом, встреча с интересными людьми, – говорит Аружан Құлажан.

– Программа очень насыщенная, содержательная, особенно для начинающих секретарей. Спикеры – профессионалы своего дела. Очень интересные кейсы, имеющие практическое значение. Благодарим за организацию, – поделилась мнением Азиза Бейсембаева.

– Хочу высказать слова благодарности за хорошую организацию программы. Я стараюсь постоянно повышать свою квалификацию и знать тонкости в деятельности секретаря. Мне понравилось, что есть возможность взаимодействовать и обсуждать. Спасибо за конкретные кейсы. Мы готовыразвиваться дальше, – считает Мадина Амангельдиева.